Przedsiębiorstwo jest zobowiązany pokryć wydatki użytkowania samochodów przez zatrudnionych w celach służbowych. sumę rozliczenia za podróż służbową oblicza się poprzez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr bądź mnożąc przyjętą na miesiąc ryczałtową ilość kilometrów przez współczynnik za jeden kilometr. Współczynniki za kilometr powinny być opisane w umowie zawartej pomiędzy chlebodawcą a zatrudnionym. Właściciel działalności może skorzystać ze zwolnienia składkowego bądź podatkowego, z zastrzeżeniem, że współczynniki zwrotu za jeden kilometr nie nie są wyższe niż stawki ogólnie przyjęte w ustawie. Według przepisów kwota zwrotu powinna ściśle dotyczyć faktycznie przejechanych kilometrów. Wtedy kwota ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie można ryczałtowo obliczać sumę przejechanych kilometrów w celach służbowych. Jest natomiast możliwość ciągłego wysyłania zatrudnionych w podróż służbową. Wtedy zwrot kosztów użytkowania własnych pojazdów do podróży służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to działalności gospodarczych zajmujących się transportem, jeżeli zatrudnieni mają jako miejsce świadczenia pracy zawartą w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie rozległy obszar, a dane zlecenie będzie dotyczyło transportu do innego miasta.