Płatnik składek ma zadanie liczyć, odliczać, regulować a także opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia dokonywane są na aktach rozliczeniowych – zestawienie akt dotyczący danego m-ca składa się z oświadczenia rozliczeniowego ZUS DRA a także załączonych do niego raportów miesięcznych ( ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA ).
Deklaracja ZUS DRA – dokument ogólny tyczące się wszystkich tytułów oraz wszystkich ubezpieczonych. Regulowane są w niej opłaty na zdrowotne, ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP a także realizowane w tym samym m-cu zasiłki oraz zasiłki rodzinne oraz pielęgnacyjne.
Płatnik obliczający składki tylko na własne ubezpieczenie, oddaje do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w ostatnio przedstawionej deklaracji zadeklarował jako zasadę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% minimalnego wynagrodzenia albo 60% średniego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wielkości składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za kolejny miesiąc. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc także wtedy, kiedy zmiana w stosunku do miesiąca wcześniejszego jest spowodowana jedynie zmianą minimalnego wynagrodzenia albo średniego wynagrodzenia.
Czas składania:
płatnik składek zobowiązany jest przesłać oświadczenie rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz opłacić opłaty za dany m-c, nie później niż:
o do piątego dnia kolejnego m-ca – dla firm ze sfery budżetowej, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych,
o do dziesiątego dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących opłatę tylko za siebie,
o do 15 dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.
Miejsce składania:
deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne płatnik opłat przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.
Charakterystyka oświadczenia ZUS DRA:
1. Dane organizacyjne
•cyfra w polu 01 określa termin przedkładania oświadczenia
•numer oświadczenia jest niemal zawsze taki sam – 01 – natomiast następne dane charakteryzują m-c i rok, za który dana deklaracja była wypełniona
2. Dane charakteryzujące płatnika składek
•dane określające przedstawione w deklaracji winny być identyczne z tymi przedstawionymi w druku ZUS ZFA
3. Inne informacje
•w miejscu 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
•pozycja 02 pokazuje czy płatnik ubiega się o dofinansowanie pracowników z PFRON albo budżetu państwa
•w miejscu 03 wpisana jest obowiązująca konkretnego płatnika stawka ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych rat na ubezpieczenia społeczne a także źródeł finansowania
5. Zestawienie wypłaconych świadczeń, podlegających wliczeniu w wielkość rat na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
• finalna suma składek na ubezpieczenia społeczne pozostała po rozliczeniu wypłaconych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących rat na ubezpieczenie zdrowotne
• rata na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym upustom – jest identyczna
taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości składek ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP i FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (dotyczy osób, które płacą składki jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika rat
• w polu 01 winna znaleźć się informacja zgodna z terminami ustawowymi
Archiwizacja:
kopie oświadczeń rozliczeniowych oraz korekty tych dokumentów płatnik ma obowiązek przechowywać przez czas dziesięciu lat od daty ich oddania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.