Osoba, która dostała fakturę zaliczka ma możliwość odpisać podatek naliczony z faktury zaliczkowej w naliczeniu za czas, w którym ją dostała. Faktura zaliczkowa jest specyficznym rodzajem faktury, która jest tworzona w sytuacji otrzymania przedpłaty za artykuł, ewentualnie usługę. Rachunek ten bezwzględnie musi zawierać standardowe fragmenty normalnej fakturki a także zawierać oznaczenie 'zaliczka'. Faktura tego typu nie jest przychodem przy liczeniu podatku od dochodu, lecz należy ją wstawić do rejestru VAT.
Fakturę wystawia się również siedem dni od dnia, w którym wzięto zaliczkę. Do wypełniania faktur zaliczka najbardziej nadaje się program do faktur stworzony przez mediait. Jest to naprawdę dobry program, który znaleźć można w sieci www. Faktura końcowa VAT, to kończąca faktura zaliczkowa VAT. Od typowej zaliczki wyszczególnia się tym, że trzeba ją wrzucić do ewidencji przychodów. Jeżeli zapotrzebowanie dotyczy usługi lub ładunku objętych różnorodnymi stawkami VAT, musimy proporcjonalnie do opisu zamówienia podsumować podatek. Jeżeli zainkasowane wpłaty są całym zamówieniem, winno się wystawić fakturę zaliczka końcową, którą winno się zaksięgować do księgi przychodów i rozchodów. Jeśli zadatki będą wyższe od zamówienia, musimy sporządzić korektę faktury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa musi zawierać historię wszystkich wcześniej uiszczonych zaliczek,a także charakterystykę zamówienia.
Faktura VAT musi posiadać takie dane:
* Ilość,
* Koszt netto X ilości,,
* Wartość brutto,
* Stawkę podatku,
* Charakterystykę towaru,
* Koszt netto,
* Kwotę podatku
Faktura zaliczkowa winna uwzględniać dane takie jak:
* Dane zbywającego,
* Wysokość podatku z wartościami,
* Nr faktury np. FVS 6/4/2009,,
* Datę sporządzenia dokumentu sprzedaży,
* Dane nabywcy,
* Kwotę brutto