Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek pierwowzór, na zasadzie którego był stworzony inny dokument. Wykorzystanie niniejszego schematu w znaczący sposób pozwala skrócić okres generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość także zminimalizować ryzyko powstania błędów w dokumencie, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w wyniku utrwalenia pisemnie
procesów gospodarczych, jakie tworzą się między określonymi subiektami lub stronami. Niniejszy dokument często zwany jest dowodem, ponieważ na jego kanwie mamy możliwość dochodzić swoich pretensji zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu wyznaczonym organem kontroli bądź organem wykonawczym.
I tak też możemy pogrupować je na:
• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej stworzone zapisy według nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi
• Korygujące.
Dowody księgowe pełnią bardzo ważną rolę także jako fundament zeznania finansowego i źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą mieć w żadnym wypadku błędów, przeróbek czy prób usunięcia informacji. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód księgowy powinien posiadać m.in.:
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Ustalony typ dowodu,
• Czas wydarzenia oraz czas stworzenia dowodu księgowego,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
• Zapis potwierdzający weryfikację oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien zostać przygotowany w sposób jasny i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontroli, ale również musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z chwili utworzenia operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich dokumentów.