Szablon dokumentu to baza dla tworzonych potem nowych dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w przedsiębiorstwie.
Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i opcjonalnie część elementów dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z gotowego szablonu, nie musimy przygotowywać dokumentu za każdym razem. Używamy jego bazowej wersji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W ten sposób przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną ze stworzeniem danego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. :
- umowy zlecenia,
- faktury ,
- potwierdzenia zapłaty,
- potwierdzenie odbioru,
- wezwania do zapłaty,
- umowy o pracę,
- rachunki,
- umowy o dzieło.
Przykładem są też faktury abonamentowe w księgowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie rachunki na zasadzie szablonu.
Wzorce można, a nawet powinno się edytować, by były spójne z używaną kolorystyką własnego przedsiębiorstwa. Zatem kluczowe jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W tym momencie dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie należy jednak przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Wzorce powinny być jasne i czytelne.