Nadzorowanie rocznego spisu aktywów i pasywów, które się posiada jest jednym z powinności podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Obowiązek ten wynika z ustawy o księgowości a dla podmiotów nadzorujących podatkowe kpir, fundamentalnym aktem prawnym w niniejszym zakresie jest werdykt Ministra Finansów z 26.08.2003 tyczący się prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Większość aktywów poddane zostały remanentowi drogą spisu z natury, stąd też stwierdza, że jest on fundamentalną metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, będącego jedną z postaci audytu wewnętrznego, staje się ustalenie rzeczywistego stanu pokładów majątkowych (aktywów) i źródeł ich przynależności (pasywów), by na tej podstawie zestawić dane faktycznie uzyskane w wyniku inwentaryzacji z informacjami wynikającymi z ksiąg.
Konieczność stworzenia spisu z natury (materiałów (surowców) podstawowych oraz pomocniczych, wyrobów gotowych, półwyrobów, asortymentu handlowego, braków i odpadków) tworzy się m.in. na zakończenie każdego roku podatkowego, gdyż jego priorytetem staje się ustalenie rzeczywistego przychodu otrzymanego przez podatnika.
Dodatkowo istnieje kilka sytuacji, które prowokują stworzenie przymusu sporządzenia spisu z natury:
- Otwarcie działalności gospodarczej,
- Zamknięcie działalności gospodarczej – w tym wypadku spisem z natury trzeba objąć również sprzęt i umeblowanie,,
- Zmiana wspólnika albo relacji udziałów
- Zarządzenia organu podatkowego.
O zamyśle zrobienia spisu z natury w innym czasie niż w dniu 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej płatnicy podatkowi są obowiązani zawiadomić na piśmie właściwego kierownika urzędu skarbowego w czasie co najmniej siedmiu dni przed datą sporządzenia niniejszego spisu.
Spis z natury polega na kolejnym zapisywaniu elementów składowych konkretnych pól edycji przez robienie odpowiednich ustaleń takich jak rachowania, mierzenia, ważenia lub obliczenia w przybliżeniu ilości. Musi być poświadczony na piśmie i przygotowany w sposób skrupulatny i trwały. Przyjęto, iż powinien on posiadać poniższe dane:
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- sygnifikację osób sporządzających remanent i uczestniczących w spisie,,
- jednostkę miary,
- szczegółowe nazwanie towaru i pozostałych elementów objętych zestawieniem,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego koszt jednostkowy,
- czas utworzenia zestawienia,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- ponumerowane dokumenty spisu z natury,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- koszt w złotych i groszach za jednostkę miary,
- klauzulę 'Spis zakończono na pozycji…'
- podpis właściciela firmy (współwłaścicieli).
Spis z natury, jako jedna z form audytu wewnętrznego działalności, ma za zadanie ustalenie realnego stanu majątku działalności. Sumienne, szczegółowe oraz całościowe przeprowadzenie spisu pozwala na stwierdzenie rzeczywistego wyniku finansowego, a w konsekwencji, zrobienie prawidłowych kalkulacji podatkowych.