Faktura VAT jest dokumentem handlowym, dokumentującym operację gospodarczą, między sprzedającym a kupcem. Zobowiązanie używania faktur określa Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, zwana ogólnie 'Ustawą o VAT'.
Na uwadze mieć należy, że fakturę VAT trzeba wystawić nie później niż z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Przepisy te nie dotyczą wystawiania faktur w temacie dostarczania energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeżeli faktura VAT zawiera informację, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najchętniej wystawianych faktur zaliczamy: Faktura VAT marża jest dokumentem, jaki stosują ci, którzy uprawnieni są do regulowania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę wspomnianą stosują m. in. podatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki jak również ci, którzy świadczą usługę dostawy wyrobów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką musi uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem znacznie bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- wartość sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- stawka podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto
Płatnicy nie mają także obowiązku wyszczególniać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:
- adresy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- nazwę towaru lub usługi,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany produkt lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- stawkę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- kwotę podatku,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po zbyciu] produktu lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, natomiast wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed zbyciem produktów lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma zawiera identyczne szczegóły, co faktura VAT, różni ją jedynie oznaczenie 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych, bowiem sam w sobie nie stanowi potwierdzenia dokonania transakcji. Nie jest zatem zgodnie z ustawą dowodem księgowym, a co za tym idzie podatnik nie ma możliwości zamieszczenia jej w rejestrze zakupów, rejestrze VAT jak również w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma pełni rolę swego rodzaju propozycji transakcji sprzedaży (towarów i usługi). Pełni ona rolę informacyjną, z powodu tego, iż z jej pomocą sprzedający przedstawiają kupującym zasady umowy sprzedaży. Będą to zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, opłatę za sprzedaż oraz termin zapłaty. Dodatkowo faktura pro forma może zostać uważana jako świadectwo odebrania zamówienia, natomiast dla strony nabywającej może być wezwaniem do wpłacenia zaliczki przed wydaniem produktu lub świadczeniem usługi.