Pracodawca jest zobligowany sporządzać w wyznaczonych terminach listę płac, która obejmuje podstawowe elementy pensji. Lista płac może zawierać składniki wynagrodzenia jednego zatrudnionego albo kilku zatrudnionych. Jeśli lista płac mieści informacje dotyczące kilku zatrudnionych, wtedy na każdej stronie powinno się zawrzeć podsumowanie poszczególnych kolumn. Wtedy otrzymuje się sumę do przeniesienia na następną stronę listy płac. Dobrze jest przypomnieć sobie przez stworzeniem listy płac, że wynagrodzenie podstawowe składa się z kilku składników: dodatków do pensji, premii uznaniowej albo premii regulaminowej. Gdy zatrudniony nie otrzymuje dodatków, to wynagrodzenie podstawowe jest jedynym, indywidualnym składnikiem wynagrodzenia. Wtedy suma musi być wyznaczona w umowie podpisanej pomiędzy chlebodawcą a pracownikiem i nie powinna być ona mniejsza niż minimalne honorarium. Ponadto, należy wspomnieć, że funkcjonują dwa modele listy płac. Jedna zawiera kolumnę związaną z zasiłkami z ubezpieczenia społecznego, a druga wersja jej nie zawiera. Właściciel firmy powinien dokonać wyboru wariantu listy płac w zależności od liczby osób zatrudnionych w firmie. Liczbę osób zatrudnionych określa się na dzień 30 listopada wcześniejszego roku kalendarzowego. W sytuacji, gdy właściciel działalności gospodarczej przyjmuje do pracy więcej niż 20 osób na pełen etat, to ustala prawo do zasiłków i ich wartość. Oznacza to, że powinien wybrać listę płac z kolumną przeznaczoną do wypłat zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Natomiast gdy przedsiębiorca przyjmuje do pracy mniej niż 20 osób na pełen etat, nie ma obowiązku sporządzać listy płac z kolumną przeznaczoną na zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.