Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. W jej skład wchodzą bowiem wszystkie niezbędne dane służące do ustalenia wymiaru składek ZUS, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?
Każdego miesiąca pracodawca ma obowiązek obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku też przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje potrzebne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi też co miesiąc ustalać składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przesłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, t.j. np. deklaracja DRA, służąca do rozliczeń z ZUS. Te informacje wyszczególnione są właśnie w liście płac pracownika.
Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:
- listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
- zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
- zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
- dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy zadaniowej, akordowej, prowizyjnej,
- imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej nakłada Kodeks Pracy i Ustawa o rachunkowości. Do pobierania należnych składek i odprowadzania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązują pracodawcę dodatkowe ustawy. Lista płac narzucona jest przez:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).