Każdy pracodawca jest zobligowany naliczać i wypłacać pracownikom wynagrodzenia za dokonaną pracę i innych zobowiązań związanych ze stosunkiem pracy. Dlatego też pracodawca ma obowiązek sporządzać listę płac, czyli dokument księgowy poświadczający naliczenie honorarium zatrudnionych razem ze wszelkimi obowiązkowymi składkami finansowymi. Należycie stworzona lista płac stanowi podstawę wypełniania deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i do Urzędu Skarbowego. Listę płac powinno się sporządzać na bazie innych dokumentów, na przykład: stosunek pracy, ewidencja czasu pracy, dane o przydzielonych składnikach dodatkowych. Prawidłowo stworzona lista płac musi zawierać nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia pensji, nazwę bądź oznaczenie listy płac, datę i podpis pracownika w sytuacji, gdy pensja jest wypłacana gotówką, wszelkie składniki wypłaty, naliczenia składek i podatku i wszelkie potrącenia. Zaleca się, aby w listach płac umieszczać tylko sumę wypłaty w kwocie brutto. Trzeba pamiętać, że błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne prawidłowo muszą być rozliczane na indywidualnej liście wypłat.