W większości firm używa się różnego rodzaju pojazdów, do celów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Nie do każdego takiego auta prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę.
Nakaz tworzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma pracodawca, który w swej działalności korzysta z samochodów najmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne auta. Samochody, osobowe lub inne, używane w wyżej wymieniony sposób, nie mogą przekraczać ładowności 3,5 tony (z odstępstwami).
W wyżej wymieniony sposób nie można ewidencjonować pojazdów, będących własnością firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, ni też samochodów nabytych w drodze leasingu.
Na podstawie zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przebytej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Ustalone były również miesięczne limity możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji przedsiębiorstw, których siedziba znajduje się na obszarze gmin, liczących do 100 tysięcy zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tysięcy zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Natomiast w najlepszej pozycji są firmy, które leżą na terenie gmin powyżej 500 tysięcy zamieszkałych – mogą ich wyrobić aż 700 km. Są to wysokości określone odgórnie przez prawo, dlatego zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, jednak zatrudniający z sektora prywatnego, muszą także przestrzegać, aby nie przekroczyć wyżej wymienionych limitów. Mają możliwość natomiast przyjąć zmniejszone ich wielkości.
Kilometrówki uwolnione są od składek na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wysokości powyższych limitów. Jeżeli będą one przewyższone, od sumy przewyższającej, policzyć należy ww. ratę.
Na uwadze mieć trzeba również prawidłowość tworzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się powinny:
• Podpis pracodawcy oraz jego dane,
• Nazwisko oraz imię osoby korzystającej z pojazdu,
• Wielkość silnika,
• Charakterystykę trasy,
• Kwota za kilometr przebiegu,
• Liczba realnie przebytych kilometrów,
• Numer rejestracyjny samochodu,
• Kolejny numer wpisu,
• Data oraz cel wyjazdu