Mocodawca precyzyjnie opisał momenty, w których przedsiębiorcy mają prawo sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?
Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie mają obowiązku posiadać dowodu zakupu, sporządzonego przez sprzedawcę. Nie każdy wydatek może także być w księdze ujęty muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie posiadanego faktury. [W takich przypadkach, wystawia się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Jednak w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wydatków mających związek z z parkowaniem samochodu jeżeli są one poparte dokumentami, niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu, bilet z parkometru
- zakupu od ludności, opisanej w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług , owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), jagód
- wydatków związanych z opłatami za telefon, wodę, energię elektryczną, gaz, czynsz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników , a także wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej, stawkę i wartość przysługujących diet, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, imię i nazwisko
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy albo hodowli, posiadanej przez podatnika
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym ,jak też przetworzonych sposobem przemysłowym, jeśli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka lub na uboju zwierząt rzeźnych oraz obróbce poubojowej tych zwierząt
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- opłat notarialnych i sądowych
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , a także przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych