Kasą rejestrującą, zwaną inaczej kasą fiskalną, nazywamy urządzenie, za pomocą którego przedsiębiorca ewidencjonuje swój obrót. Utarg ten musi być rejestrowany przez kasę w przypadku przekroczenia pewnego, ustalonego przez Ministerstwo Finansów, progu albo w sytuacji, gdy przedsiębiorca zbywa alkohol lub papierosy. By mieć kasę rejestrującą, wypełniony winien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami muszą być osoby fizyczne, niebędące podatnikami VAT albo rolnicy ryczałtowi.
Za pomocą kasy, poświadczyć można każdą sprzedaż towaru, który znajduje się na stanie magazynowym. Po sczytaniu specjalnego kodu, odpowiedniego wyłącznie jednemu towarowi, zachodzi zmiana w stanie magazynowym sklepu, a wszystkie informacje powiązane z towarem (cena, nazwa, stawka VAT), zapisywane są na specjalnym paragonie. Kasa koduje kupno na paragonach w dwóch wersjach: dla kupującego oraz do archiwum. Paragony te posiadają identyczne brzmienie a także muszą posiadać:
• Wartość sprzedaży oraz podatku podług przyjętych stawek,
• Adres punktu sprzedaży,
• Kolejny numer kasy oraz identyfikację kasjera,
• Łączną suma należności,
• Numer Identyfikacji Podatkowej sprzedającego,
• Ilość sprzedanego towaru lub usługi,
• Numer kolejny wydruku,
• Datę i godzinę sprzedaży,
• Nazwę oraz cenę produktu lub usługi,
• Logo fiskalne a także numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy (gdy istnieje większa liczba miejsc kasjerskich),
• Łączną suma podatku,
• Wartość sprzedaży wolnej od podatku,
• Kolejny numer paragonu,
• Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy
Paragon mieć winien również specyficzną wielkość. Wysokość znaków, jakie się na nim znajdą, nie może być mniejsza jak 2,5 mm, a ich ilość w linii większa lub równa 17. W przypadku nazwy produktu albo świadczenia – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego winna posiadać 28mm albo więcej. Rachunek taki winien być możliwy do rozczytania tak, aby klient bez trudu mógł sprawdzić poprawność wykonanej transakcji.
Archiwum paragonów, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, powinno być przetrzymywane przez czas 5 lat. W razie jakiejkolwiek kontroli specjalnego organu kontrolnego, informacje te winne zostać udostępnione celem sprawdzenia poprawności prowadzonej ewidencji.