Kasą fiskalną nazywamy przyrząd elektroniczny, zapisujące obrót ze sprzedaży detalicznej wraz z odpowiednim jemu podatkiem VAT. Przymus posiadania niniejszej kasy ma każdy zbywający, będący podatnikiem i zbywający swe produkty na rzecz:
• osób fizycznych, które są podatnikami VAT, dokonujących zakupy niezwiązane z działalnością gospodarczą,
• rolników ryczałtowych, dokonujących zakupów zarówno prywatnie, jak i dla potrzeb działalności,,
• osób fizycznych , niebędących płatnikami podatku VAT
Sprzedawca taki powinien ewidencjonować swój obrót przy pomocy kasy rejestrującej, jeśli przewyższy on wartość krańcową, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Obowiązkowo powinni to robić sprzedawcy, którzy w swoim towarze posiadają wyroby alkoholowe albo wyroby tytoniowe.
Cały asortyment, będący na stanie sklepu, zaprogramowany jest na kasie rejestrującej. Kasa koduje ich cenę, nazwę i stawkę PTU, za pomocą specjalnego kodu (często kreskowego). Po jego zeskanowaniu, towar odszukiwany jest w bazie i rejestrowany na taśmie. Natychmiastowo również zmienia się stan na magazynie sklepu – zmniejsza się liczba towaru o towar zeskanowany. Kasa fiskalna koduje pierwowzór i kopię paragonu – jedną dla klienta, drugą do archiwum. Role archiwum kasy winny być przechowywane przez okres pięciu lat w suchym, zimnym miejscu. Jest to wymóg niezbędny w przypadku nietrwałego druku, który łatwo zanika podczas przechowywania.
Codziennie przedsiębiorca zmuszony jest do robienia na zakończenie dnia tak zwanego raportu dziennego fiskalnego. Jest to zamknięcie dnia i obrotu z niniejszego dnia. Podsumowania dzienne są kodowane w pamięci kasy rejestrującej, którą w nienaruszonym stanie (bez śladów otwierania, modyfikacji itp.) trzeba przechowywać przez pięć lat oraz okazywać na każdą prośbę odpowiedniego organu kontrolującego.
Wszelkich oględzin oraz napraw, może dokonywać jedynie licencjonowany dostawca kas rejestrujących, posiadający niezbędne uprawnienia. Takie zdarzenia zapisywane są w specjalnej księdze, którą również pokazuje się adekwatnemu organowi w trakcie inspekcji.
Po zakupie, kasa pracuje w trybie szkolenia, dlatego można bez problemu przetestować wszystkie jej opcje, wprowadzić asortyment, podszkolić siebie i pracowników. Dopiero po wprowadzeniu w jej pamięć NIPu działalności gospodarczej, wszystkie wpisane dane, zapisywane są w pamięci kasy rejestrującej.