Wszyscy pracodawcy mają obowiązek wypłacania wynagrodzenia, odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika i uiszczania zaliczki na podatek dochodowy z każdej pensji. Jak prawidłowo prowadzić kadry swojej firmy?
Kadry to jeden z elementarnych działów w księgowości firm, zatrudniających dużą ilość osób. To tam obliczane są składki ubezpieczeniowe, wynagrodzenia i zaliczki na podatek dochodowy. Tworzone są z dokumentów przedstawiających wszelkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, informacje umożliwiające obliczenia, które posłużą do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do podstawowych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, w której skład wchodzi lista płac pracowniczych.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu ( ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy, data zawarcia)
- dane o wynagrodzeniu ( nagrody, dodatki, premia, płaca zasadnicza i inne)
- dane adresowe osoby zatrudnionej (kraj, numer domu, telefon, numer mieszkania, gmina, kod pocztowy, ulica, poczta, miejscowość, powiat, województwo)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, imię matki, drugie imię, nazwisko rodowe, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, NIP, PESEL, imię ojca)
Lista płac
To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Musi ona posiadać stałe elementy, czyli:
- zapis o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc
- oznaczenie lub nazwę listy płac
- nr stron
- wykaz nadgodzin
- zapis o wysokości uiszczonych składek ZUS-owskich
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- nazwę pracodawcy
- zapis o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit
- zapis o przyznanych nagrodach
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- miesiąc, którego dotyczy
- zapis o przyznanych premiach
- zapis o wynagrodzeniu brutto i netto
- zapis o przyznanych prowizjach
- datę sporządzenia