Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, kiedy przed wydaniem towaru czy wykonaniem usługi sprzedający trzyma od klienta część, a czasem całość należności. Jakie warunki muszą być spełnione?
Bardzo często zdarza się, że podatnicy VAT przed wydaniem towaru bądź wykonaniem usługi otrzymują od klientów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Wedle art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w kwestii zwrotu podatku niektórym podatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę produktu (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, wartość podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy a także daty i numery wcześniejszych faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz wartość kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru bądź wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, iż oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości produktów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Nierzadko też zdarza się, iż faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.