Fakturą tytułujemy każdy akt handlowy, spełniający pewne kryteria, dokumentujący transakcję między poszczególnymi stronami. Wymogami tymi są:
• Dane identyfikujące dokument – unikalność faktury poparta jest przede wszystkim 3 jej składnikami: informacjami o wystawiającym rachunek, dacie oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każdy rachunek, który sporządza wystawca ma unikalny, jedyny wyłącznie dla niej numer. Numeracja powinno odbywać się chronologicznie,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane niezbędne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, w myśl prawodawstwa polskiego, powinna znajdować się informacja o wielkości podatku VAT za dany przedmiot transakcji,
• Identyfikacja stron transakcji – przeważnie na rachunku przedstawiana jest szczegółowa nazwa subiektów, którzy biorą udział w umowie kupna-sprzedaży, wraz z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Określenie przedmiotu transakcji – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Dane tyczące się czasu oraz formy płatności – powszechne stało się, że czas płatności charakteryzuje się w dniach od zrobienia transakcji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju przyjęło się, że płatności dokonuje się przelewem albo gotówką. W niektórych państwach honorowane są również czeki,,
• Suma transakcji – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zanotowania kwoty transakcji zarówno cyframi, jak i słownie
• Warunki dostawy.
Coraz częściej tradycyjny podpis na rachunkach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest zatem specyficznym rodzajem faktury, którą sporządzać powinni czynni płatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Świadczenia radiokomunikacji przywoławczej,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na transport osób: taborem kolejowym, transportem samochodowym, transportem pełnomorskim, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promem czy transportem lotniczym,
• Dokumenty za świadczenia bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Poświadczenie płatności za przejazd odpłatną autostradą,
• Dowody transakcji sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie rachunki winny być przechowywane przez 5 lat oraz pokazywane w przypadku kontroli odpowiedniego organu podatkowego.