Faktura pro forma jest rodzajem przedwstępnej faktury. Wystawiana jest przez sprzedawcę towarów i usług przed dokonaniem płatności przez nabywcę. Głównie wystawiana jest tylko w jednym egzemplarzu i niekonieczna jest kopia dla wystawiającego. Faktura proforma nie jest dowodem księgowym i na jej podstawie nie prowadzi się ewidencji. Oznacza to, że faktura pro forma jest fakturą nie nabywającą uprawnień do odliczenia zawartego w niej VAT. Przeważnie jest ona wystawiana gdy sprzedawca zażąda wcześniej należności, w związku z ubieganiem się o kredyt bankowy lub po prostu dla poinformowania odbiorcy o sumy brutto wykonanej sprzedaży, rodzaju, ilości i cenie jednostkowej towaru, kwocie naliczonego VAT oraz terminu zapłaty. W przypadku ubiegania się o kredyt bankowy, faktura pro forma stanowi dokument określający wysokość wydatków, które osoba biorąca kredyt chce skredytować. Informacje zamieszczone w fakturze pro forma są identyczne jak w fakturze VAT. Jest ona również gwarancją dla dostawcy, z tego względu, że dostaje on środki pieniężne przed wydaniem towarów. Bez względu na datę wypisywania faktury pro forma, trzeba pamiętać o odpowiednim terminie wypisania faktury VAT. Fakturę VAT powinno się wypisać najpóźniej siódmego dnia od dnia wydania towarów lub wykonania usługi.