Właściciele firm, zwani Małymi Podatnikami, mają możliwość dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak wyłącznie w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż tydzień od wydania produktu lub wykonania usługi. Z kolei w przypadku, gdy MP uzyskał zaliczkę na poczet tej faktury, nie później niż do siódmego dnia od uzyskania tej zaliczki.
Niezmiernie ważne jest, by wszelkie faktury małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w czasie otrzymywania kolejnych części zapłat wystawić na nie następne faktury VAT-MP. Dokumenty powinny obejmować te same elementy co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, musi opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz umieścić informację o terminie płatności. W sytuacji, gdy faktura VAT nie będzie zawierała tego zapisu zostanie potraktowana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla płatników używających metody kasowej organ legislacyjny przewidział dodatkowe elementy, jakie musi obejmować wystawiana przez nich faktura. Poza bazowymi częściami składowymi dokumenty wystawiane przez małych podatników muszą obejmować:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- okres płatności należności określonej w fakturze
W przypadku nabycia produktów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', podatnik może zmniejszyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku wyliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w jakim:
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- przypada 90 dzień od dnia otrzymania produktu lub wykonania usługi,
- uregulował część należności na rzecz MP,
- w sytuacjach innych niż zapisane powyżej
Możliwość korzystania z metody kasowej jest związana z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć trzeba w okresie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował metodę kasową. Konsekwencją wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób zmniejszania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Zmniejszenia podatku należnego, mały podatnik może dokonać w rozliczeniu za za 3 miesiące, w których:
- uregulował należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek wypływający z dokumentu celnego,uwzględnieniem kwot wypływających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego.