Według art. 22 d. ust.2. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i właściwie art.16 d . ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Elementy majątku wprowadza się do powyższej ewidencji najpóźniej w miesiącu oddania ich do wykorzystywania. Dalszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego.
Organ legislacyjny nie określił jednego obligatoryjnego wzorca rejestru środków trwałych. Niemniej jednak powinna ona obejmować informacje konieczne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych dla celów podatkowych. Warto zauważyć, że w odniesieniu do środków trwałych o niewielkiej wartości, tj. takich, których wartość początkowa nie przekracza 3500zł, podatnik może nie wprowadzać ich do rejestrze środków trwałych, przy czym w tym przypadku koszty poniesione na ich zakup tworzą cenę pozyskania przychodów w miesiącu dostarczenia ich do użytku.
Wartość początkowa środka trwałego
Sposób wytyczania wartości początkowej, zgodnie z którą środki trwałe określane są w zestawieniu, jest inny w zależności od tego, jaką metodąnastąpiło nabycie (art.22g. updof; art.16g. updop).
I tak za wartość początkową uważa się w przypadku:
- kupno - koszt nabycia, a w razie częściowo płatnego nabycia - cenę nabycia zwiększoną o wartość przychodu będącego różnicą między wartością rynkową z dnia nabycia zapłaconą ceną,
- uzyskania w związku z likwidacją osoby prawnej - ustaloną przez podatnika wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości rynkowej,
- otrzymania w postaci aportu wprowadzonego do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej - ustaloną przez wspólników na dzień wniesienia wartość każdego z środków trwałych nie wyższą od ich wartości na rynku z dnia wniesienia,
- nabycia w drodze spadku, darowizny lub w inny bezpłatny sposób- wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa określa tę wartość w niższej wysokości,
- stworzenia we własnym zakresie - kwota wyprodukowania.
Jeżeli nie jest możliwe wskazanie wartości sprzedaży, należy określić w inny sposób jej wartość godziwą, czyli kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami.
Cena nabycia
Za cenę nabycia uważa się – zgodnie z art.22 g. ust.3 updof (art.16 g. ust.3 updof ) - cenę należną zbywcy zwiększoną o koszty w związku z kupnem naliczone do dnia dostarczenia środka do stosowania: w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług (VAT nie podlegający odliczeniu powiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku przywozu towarów cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
W przypadku, gdy nie można ustalić ceny nabycia przed dniem założenia ewidencji, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny zrobionej przez płatnika, z wliczeniem cen rynkowych środków trwałych z grudnia roku poprzedzającego rok założenia rejestru.
Koszt wytworzenia
Z kolei za koszt wyprodukowania (art.22g. ust.4 updof / art.16g. ust.4 updof ) uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wyprodukowania materialnych składników majątku, usług obcych, zapłat za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się wliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Nie zalicza się tu wartości własnej pracy płatnika, jego męża lub żony i nastoletniego potomstwa, kosztów podstawowych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia dostarczenia środka do użytku.
Jeżeli podatnik nie może sprecyzować wartości wyprodukowania. Wtedy, wartość początkową środków trwałych uściśla się w wysokości określonej z wzięciem pod uwagę cen rynkowych przez biegłego, wyznaczonego przez płatnika.
Ustawodawca przewidział też pewne uproszczenie dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych w wypadku budynków mieszkalnych lub lokali mieszkalnych wynajmowanych, wydzierżawianych albo używanych przez właściciela na cele prowadzonego przez niego biznesu. W takim wypadku podatnik może przyjmować jako wartość początkową w każdym roku podatkowym wartość stanowiącą iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej tego budynku lub lokalu przyjętej dla celów podatku od nieruchomości i wartości 988zł. W takiej sytuacji budynku/lokalu nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych. Pomimo tego, od tak zdefiniowanej wartości dokonuje się odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu stawki rocznej 1,5% bez ograniczeń czasowych czasu amortyzacji!
Udoskonalenie środka trwałego
Jeżeli dokonaliśmy zmodernizowania środka trwałego, jego wartość początkową zwiększa się o sumę kosztów na ich ulepszenie w tym także na zakup elementów składowych lub peryferyjnych, których pojedyncza cena kupna przekracza 3500 zł. Środki trwałe uważa się za zmodernizowane, gdy suma środków pieniężnych poniesionych na ich udoskonalenie, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w konkretnym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i wydatki te wpływają na wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości początkowej, mierzonej np. okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów i kosztami ich używania.
Trwałe odłączenie części składowej od środka trwałego
W wypadku trwałego oddzielenia od określonego środka trwałego składnika lub peryferyjnej ,wartość początkową tego środka zmniejsza się, od kolejnego miesiąca po odłączeniu, o różnicę między ceną nabycia (kosztem wytworzenia) oddzielonego składnika a przypadającą na nią, w czasie złączenia, sumą odpisów amortyzacyjnych obliczoną przy zastosowaniu metody amortyzacji i stawki amortyzacyjnej stosowanej przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych tego środka trwałego.
Jeżeli oddzielony składnik zostanie przyłączony do innego środka trwałego, w miesiącu przyłączenia zwiększa się wartość początkową tego innego środka o w/w/wyżej wymienioną różnicę.
Z cyklu czy wiesz że? Nota odsetkowa
Noty odsetkowe trzeba wystawiać w przypadku gdy klient spóźni się z płatnością za rachunek. Wtedy możemy naliczyć odsetki ustawowe lub umowne.