Nieustannie stykamy się z definicją „dokument”, jednak niecałkowicie jesteśmy świadomi tego, co się kryje za powyższym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas ważna umowa, nasz dowód osobisty czy drukowany mail, o który zabiega przełożony. Poszukiwanie terminu niniejszego słowa też nie jest proste – w polskim prawie nie istnieje jego ogólna definicja. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam troszeczkę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów oficjalnych. Trudno jednak ustalić w istocie, co kryje się za niniejszymi terminami. Tu z poradą przybywa nam domyślność, ponieważ to akurat intuicyjnie zdołamy rozróżnić pochodzenie i formę danego „dokumentu”. Dlatego dokumentami będą dla nas: wartościowe teksty, mające formę urzędową, kluczowe e-maile, umowy, paszporty, akty prawne, nasze dowody tożsamości, akty notarialne, dokumenty zakończenia szkoły,świadectwa pracy i inne.
Rozumiejąc z grubsza czym jest wzór dokumentu, wolno pokusić się o spostrzeżenie, że wiele z nich damy radę stworzyć własnoręcznie (na przykład dokumenty dzierżawy albo wynajmu lokalu, formalne listy elektroniczne). Aby papiery te nie odchodziły od odgórnie utartego standardu, przeważnie używane są szablony dokumentów. Usprawniają one przede wszystkim tworzenie nieprzebranej ilości umów lub dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest typowy schemat, coś wcześniej uznanego, co ułatwia w olbrzymim stopniu działanie ze znaczną ilością identycznych papierów. Pomyślmy, że osoba pracująca w księgowości, która ma do sporządzenia 200 umów, gdyby tworzyła je pojedynczo, nie ukończyłaby tego czynić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i ułatwić swoja robotę. W takim przypadku wpisuje jedynie najważniejsze dane w pierwotnie przygotowane pola edycji. Ze skontrolowaniem robota zajmie jej trzy dni robocze.
Aby uprościć pracę należy równie dobrze wykorzystać wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego wydarzenia. Potocznie należy określić je jako szablony tematyczne, dotyczące konkretnego przedmiotu. Dlatego na przykład gdy mamy ochotę sporządzić umowę dzierżawy, mamy okazję skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy dzierżawy. Takie zachowanie zmniejsza okres pracy, jaki potrzebny byłby do spisania całościowej umowy od początku.
Morał jest oczywisty – w epoce ekonomizacji czasu pracy, należy ułatwiać sobie żywot, używając wszystkiego rodzaju usprawnień, jakie oddaje nam współczesna technika.