Przyjęcie i wydanie magazynowe wymaga korzystania z odpowiedniej dokumentacji. Jak więc wyglądają dobrze sporządzone dokumenty magazynowe?
Ruchy w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
Wydanie magazynowe
Wydanie towaru powinno być stosownie udokumentowane. W tym celu wystawia się dokument Wz. Powinien on posiadać takie informacje jak:
- unikalny numer dokumentu
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- łączną wartość towaru
- podpis osoby odbierającej towar
- ilość
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania towaru
- cenę jednostkową
Przyjęcie magazynowe
Przyjęcie magazynowe ewidencjonuje się poprzez wystawienie dokumentu Pz. Musi on posiadać takie dane jak:
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- unikalny nr dokumentu
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- co to za towar
- cenę jednostkową
- podpis osoby dostarczającej towar
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- podpis osoby , która przyjmuje towar
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- na co ten towar będzie przeznaczony
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- skąd pochodzi towar
- łączna wartość przyjętego towaru
- jaką miarą jest mierzony
Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Przedstawiają zmiany lokalizacji towarów , a także zmiany ilościowe towarów po ewentualnym ich przerobieniu.