Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczenie należności dla pracowników obejmujący wszystkie opłacone obowiązkowe składki finansowe zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Poprawna lista płac upraszcza poprawne sporządzenie deklaracji dla ZUS-u lub urzędu skarbowego.
Do sporządzenia listy płac potrzebne nam będą inne dokumenty takie jak: wiadomość o przyznanych składnikach dodatkowych., ewidencja czasu pracy, umowa o pracę Właściwie sporządzona lista płac winna posiadać następuje elementy:
- nazwę pracodawcy,
- dokładna datę, której dotyczy,
- dzień każdego miesiąca, w którym ustala się wypłatę honorarium - ma on znaczący wpływ na określenie prawidłowej daty rozliczenia składek ZUS a także podatku,
- datę przygotowania listy płac,
- oznaczenie listy płac - lista płac może mieć nadany numer (np. lista płac nr 3/2011) lub może być opisana słownie (np. lista płac Administracja marzec 2011 r.), podpisy osób, które przygotowują listę płac, wszystkie elementy wchodzące w skład wynagrodzeń, naliczenia składek,podatku i innych potrąceń - na liście płac winny być wyliczone wszystkie składniki honorarium (nie popiera się, by na liście płac widniałytylko sumy honorarium w tzw. sumie brutto),
- podpis i data pracownika w przypadku honorarium wypłacanego gotówką. Pracodawca ma możliwość w taki sposób zabezpieczyć się przed możliwymi sporami związanymi z terminowością wypłat honorariów.
Listy płac nie wykożystuje się przy rozliczaniu umów cywilnoprawnych. Umowy te należy rozliczać na odrębnej liście wypłat. Należy przy tym pamiętać, że w momencie kontroli, PIP ma prawo odrzucić rozliczenia umów cywilnoprawnych na jednej liście z wynagrodzeniami ze stosunku pracy.