Zakres trybu pracy musi precyzować tryb pracy zatrudnionego. Kiedy rozkład trybu pracy ujęty został w statucie a zatrudnieni nie mają obiekcji do dnia i pory świadczenia pracy, nie ma konieczności sporządzania harmonogramu. Natomiast w sytuacji, gdy zorganizowanie pracy nie ma postaci stałej jest on niezbędny. Błędne określanie harmonogramu trybu pracy oznacza naruszenie przepisów dotyczących trybu pracy i jest przewinieniem podlegającym karze pieniężnej.
Najczęstsze przekłamania robione w rozkładzie trybu pracy:
• niestworzenie planu trybu pracy,
• brak konkretnej informacji o pracy w w dni ustawowo wolne od pracy
Harmonogram trybu pracy pracownika, świadczącego pracę w niedzielę i święta, koniecznie posiadać musi informację, który wolnych dni jest dniem wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, a który dniem wolnym za wykonanie pracy w niedzielę lub święto. Inaczej bowiem rozlicza się pracę w dni ustawowo wolne oraz dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy.
• nieprawidłowe ustalenie ilości dni pracy w tygodniu
Pierwszą zasadą trybu pracy pracownika jest norma statystycznie 5-dniowego tygodnia pracy. Co oznacza, że ilość dni w konkretnych tygodniach może być zróżnicowana. Należy mieć na uwadze jednak, by w ogólnym rozliczeniu za czas rozliczeniowy przeciętna ilość dni pracy nie przekraczała pięć.
Tworząc rozkład czasu pracy mieć na uwadze należy pozostawienie 35-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.
• brak planu pracy na cały czas rozliczeniowy
Czas rozliczeniowy jest okresem, w ramach którego zatrudniający rozlicza czas pracy zatrudnionych. Nie jest możliwe, zwłaszcza w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych, zaplanowanie planu pracy na poszczególne jego fragmenty. Ułatwiłoby to pracodawcy pominięcie przepisów o trybie pracy a w efekcie na przykład pominięcie konieczności wypłacenia wynagrodzenia za nadgodziny.
• mylne ustanowienie liczby godzin pracy w konkretnych miesiącach
Ilość godzin pracy w konkretnych miesiącach może się trochę
nieco odbiegać od założeń. Ważne jest, by całościowy zakres czasu pracy w czasie rozliczeniowym był zgodny.
• brak zachowania przynajmniej 35-godzinnego nieprzerwanego wypoczynku
Od niniejszej normy obowiązuje mimo to odstępstwo w przypadku, kiedy czas rozliczeniowy zakończy się w trakcie tygodnia pracy. Odpoczynek powyższy, musi być udzielony w każdym tygodniu pracy, czyli 7 kolejnych dni, zaczynając od początku czasu rozliczeniowego. Jeśli więc czas rozliczeniowy zakończy się zanim minie 7 dni, to nie mamy w niniejszym przypadku do czynienia z pełnym tygodniem pracy i wypoczynek pracownikowi nie należy się.
• niepoprawne zmiany planu pracy
Modyfikacja planu trybu pracy możliwa jest tylko w poszczególnych sytuacjach. Są nimi niespodziewanie okoliczności, takie jak zapewnienie zastępstwa w sytuacji niedyspozycji czy wypoczynku na żądanie innego pracownika.
Zmiany nie są możliwe, kiedy ich celem jest zawężenie pracy nadgodzinowej, w tym przypadku będzie to próba pominięcia zapisów o czasie pracy.