Jednym z istotnych obowiązków pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest tworzenie dokumentacji, powiązanej ze stosunkiem pracy oraz kartoteką osobową pracowników. Znaczy to, że każdy jeden pracodawca, odbiegając od formy prawnej utrzymywanej działalności oraz liczby przyjętych do pracy osób, zakłada oraz nadzoruje, odrębnie dla każdego pracownika, kartoteki osobowe.
Dokładne reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia akt w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i metodami prowadzenia kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).
Zatrudniający zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, złożone z trzech części:
• A – kartoteki zgromadzone w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie
• B – gromadzi akta dotyczące powstania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
• C – skupia akta związane z ustaniem pracy danej osoby
Część A - akta gromadzone w powiązaniu z ubieganiem się o pracę, jest to tzw. katalog danych osobowych.
Akta, których pracodawca może żądać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. w kwestii obszaru nadzorowania dokumentów w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:
• świadectwo lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym miejscu pracy,
• akty zatrudnienia z poprzednich miejsc zatrudnienia albo inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
• akty zaświadczające o kwalifikacjach zawodowych, wymagane do wykonywania danej pracy,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
• inne dokumenty jeśli obowiązek ich przedstawienia wynika z odmiennych przepisów.
Osoba starająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć ze swojej inicjatywy pozostałe dokumenty, jak akty oraz certyfikaty zaświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, poświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.
Nie wolno zapominać, że pracodawca przechowuje w dokumentach osobowych zatrudnionego jedynie kopie lub odpisy składanych aktów. Oryginałów należy chcieć jedynie do przejrzenia lub w zamyśle przygotowania kopii lub odpisu.
Część B – dokumenty tyczące się stworzenia stosunku pracy.
Po ustaniu trybu przyjęć, zatrudniający ma możliwość chcieć, od pracownika właśnie przyjętego, przedstawienia, prócz danych, które pozyskał w trakcie ubiegania się o pracę, również innych danych. Fundamentem jest art. 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym aktem, który spisuje zatrudniający, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu kandydata jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określił zatrudnionemu obszar jego obowiązków, to trzeba go również przechowywać w tej części kartotek osobowych. W tej części powinny się też pojawić:
• oświadczenie tyczące się podniesionych kosztów osiągnięcia przychodów,
• informacja dotycząca jednakowego traktowania,
• świadectwo skończenia wymaganego przeszkolenia BHP,
• formalne poświadczenie zapoznania się pracownika z istotą przepisów i zasad BHP, informacją pracowniczą, zakresem danych objętych poufnością służbową, istotą regulaminu pracy,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie lekarskie powiązane z kontrolą okresową i kontrolnymi,
• PIT-2,
• oświadczenie pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, uprawnieniach pracownika zajmującego się dzieckiem do lat 4, uprawnieniach pracownika , pod którego troską pozostaje dziecko do lat czternastu,
• deklaracja o zakazie konkurencji, o ile została wzięta pod uwagę,
• potwierdzenie pracownika z wnioskiem o przelewanie wypłaty na konto bankowe,
• dokumenty związane z oddaniem dobytku zatrudnionemu, podwyższaniem umiejętności zawodowych, nagrodami-karami dyscyplinarnymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub odrębnym rozłożeniem czasu pracy.
Mogą tu również znaleźć się dokumenty tyczące się dania zatrudnionemu urlopu wychowawczego lub bezpłatnego.
Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tutaj również – zebrane akta powinny być ułożone chronologicznie i ponumerowane.
Część C – akty powiązane z zakończeniem zatrudnienia, tj.:
• oświadczenie o wymówieniu lub rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem obu stron,
• duplikat wydanego oświadczenia pracy,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.